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2000 – Usando o Word 2000

Autor: Laércio Vasconcelos
Julho.2000

O Word 2000 faz parte do pacote Office 2000, e tem muitos recursos novos não encontrados na versão anterior (1997). Apesar de muitos estarem usando versões mais novas, como XP ou 2003, o Office 2000 é ainda muito comum, sobretudo em empresas e nos órgãos públicos. Os recursos apresentados nesse artigo estão presentes no Word 2000 e nas versões mais novas.

Word 2000

Chega ao mercado uma nova versão do pacote Microsoft Office, no qual encontramos seu mais popular programa, o Microsoft Word, agora na versão 2000. Assim como ocorre com os seus sistemas operacionais, a Microsoft tem lançado periodicamente essas novas versões do Office, incluindo aí o Word, bem como Service Packs para eventuais atualizações e correções. Em 1992, quando começou a explosão da informática no Brasil, tínhamos o Word for Windows, versão 2.0. Logo depois veio a versão 6.0, com muitos novos recursos. Após o lançamento do Windows 95 veio o Word 95, depois o Word 97, o editor favorito dos usuários até dois meses atrás. O Office 98 não foi lançado em versão para PC, apenas para Macintosh, portanto a versão 97 era a mais recente disponível para usuários de PCs. Finalmente chegou a vez da versão 2000 para PCs.

Por falar em atualizações, é bom anotar logo o endereço de onde elas podem ser obtidas: http://www.microsoft.com/brasil/office.

O Office 2000 está sendo comercializado em diversas versões: Premium, Professional, SBE, Standard e Developer. A diferença está nos programas que compõem o pacote. O Word está entre os três programas comuns a todas essas versões, ao lado do Excel e do Outlook.

Melhoramentos introduzidos na nova versão

Usuários da versão 97 não precisarão quebrar a cabeça para aprender o uso da nova versão. A interface gráfica é quase idêntica e praticamente todos os comandos estão no mesmo lugar, apenas tendo sido acrescido dos novos recursos. Os melhoramentos visam aumentar a produtividade e facilitar o uso.

Exibição de fontes

Veja por exemplo a formatação de fontes através da barra de ferramentas de formatação. Na lista de fontes apresentada (figura 1), os nomes das fontes agora são formatos cada um com a sua respectiva fonte. Isto já era possível no Word 97, mas apenas através do comando Formatar/Fonte. A seleção de fonte através da barra de ferramentas de formatação é muito mais rápida e mais utilizada, portanto agora ficou mais fácil selecionar a fonte desta forma.

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Figura 1 – A formatação de fontes ficou mais fácil

Menus compactos

Uma inovação que o usuário logo percebe é a forma como são apresentados os menus. Ao invés de serem extensos como nas versões anteriores, são resumidos, mostrando apenas os comandos mais usados. Desta forma, na maioria das vezes o usuário encontrará o comando desejado em um menu menor e mais fácil de localizar comandos. Quando o comando desejado não estiver no menu compacto, basta posicionar o ponteiro do mouse sobre a parte inferior do menu (onde existe o símbolo de uma seta dupla apontando para baixo), e o menu completo será apresentado.

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Figura 2
Menus mais simples

Se você não gostou desta inovação pode configurar o Word para exibir os menus completos por default, como nas versões anteriores. Use o comando Ferramentas / Personalizar e selecione a guia Opções. Desmarque então a opção “Menus mostram primeiro comandos recém-usados”.

Colagem múltipla

Extremamente útil é a nova forma de utilizar os comandos Copiar / Colar. Como sabemos, o uso do comando Copiar faz com que um trecho previamente selecionado seja copiado na área de transferência do Windows. O comando Recortar faz a mesma coisa, mas apaga o trecho do seu local original. A seguir, o comando Colar faz a aplicação do trecho que está na área de transferência, como se fosse um carimbo. Até então, apenas um trecho podia ser mantido na área de transferência, ou seja, apenas um “carimbo” podia ser usado de cada vez. Ao usarmos novamente o comando Copiar ou Recortar, o conteúdo anterior da área de transferência era perdido. No Word 2000, cada vez que os comandos Copiar ou Recortar são usados, o trecho selecionado é mantido em uma área de transferência múltipla (figura 3).

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Figura 3
Área de transferência com múltiplos recortes

Basta manter o cursor do mouse posicionado sobre um desses recortes e uma etiqueta mostrará o seu nome (por exemplo, as suas palavras iniciais). Ao clicar sobre um desses recortes, seu conteúdo será aplicado sobre o documento. Portanto, ao invés de usarmos o comando Editar/Colar, fazemos uso desta pequena janela para colar qualquer um dos recortes armazenados, em qualquer ordem.

A lista de melhoramentos

Você pode ter acesso à lista de melhoramentos do Word 2000 em

http://www.microsoft.com/brasil/office/word.

Alíás você pode saber os melhoramentos de todos os programas do novo Office, em

http://www.microsoft.com/brasil/office/familia.htm

O recurso clicar e digitar deixa o usuário mais livre na composição de documentos. Antes não era possível digitar textos em trechos localizados após o final de uma linha. Era preciso ir até o final da linha e usar espaços em branco ou Tabs (preferencialmente) até o cursor chegar ao ponto onde queremos digitar (para colocar por exemplo, uma observação bem à direita de um texto. Agora podemos inserir texto em qualquer ponto do documento, mesmo nas partes vazias, localizadas após um final de linha. Basta aplicar um clique duplo no ponto desejado e começar a digitar. O Word automaticamente inserirá uma tabulação após o final da linha para dar continuidade ao texto.

Grandes melhoramentos foram introduzidos nas tabelas, que agora são mais versáteis e mais fáceis de manipular. Podemos agora criar uma tabela dentro de uma célula de outra tabela. É possível fazer coisas que as tabelas do Word 97 não permitiam, como usar tabelas lado a lado, tabelas flutuantes (o texto pode ficar ao redor da tabela) e tabelas integradas, aquelas que possuem um cabeçalho incorporado, na sua parte superior externa. Assim como no Word 97, também é possível desenhar tabelas a mão livre, escolhendo cores, estilos e bordas durante o processo de desenho.

Outra inovação é o maior número de opções para os marcadores. Tradicionalmente os usuários utilizam pequenas bolinhas pretas como marcadores (para destacar elementos de uma lista). Outros símbolos passaram a ser usados, podendo ser escolhidos entre os disponíveis em qualquer fonte de caracteres presente no sistema. Isto já podia ser feito no Word 97, mas agora é possível também utilizar figuras (arquivos GIF) como marcadores. Para aplicar marcadores gráficos, use primeiro os marcadores comuns e depois utilize o comando Formatar / Marcadores e numeração. No quadro apresentado clique no botão Figura. Será apresentada uma lista de figuras, basta selecionar a desejada e clicar em OK. Se nenhum dos marcadores for de seu agrado, clique em Importar Clipe e escolha o arquivo gráfico desejado.

A autocorreção é outro recurso que foi melhorado, passando a corrigir uma quantidade maior de erros de grafia comuns. Por exemplo, se você digitar estimaçao, estimacão ou estimacao, o Word 2000 corrigirá automaticamente para “estimação”. Também foi melhorado o funcionamento do dicionário ortográfico, que agora reconhece um número maior de palavras da língua portuguesa (uma deficiência antiga do Word, já que a tradução para outras línguas não traz um dicionário ortográfico completo, como ocorre com o inglês). Se você quiser uma correção ortográfica e gramatical perfeita para o nosso idioma, ainda será preciso usar produtos de terceiros, como o Lexicon e o Revisor gramatical DTS. Mesmo assim, valeram os melhoramentos introduzidos no Word em relação ao nosso complexo idioma.

O Word agora é um programa que pode ser usado para criação de páginas Web. Isto não é novidade, pois versões anteriores também suportavam o formato HTML, mas quem já utilizou este recurso sabe que ele possui muitas restrições. Ao abrir um documento HTML com o Word 97, por exemplo, muitas formatações são perdidas. O processo de conversão entre arquivos DOC e HTM não preservava todas as características desses arquivos. Agora esta processo de conversão é perfeito. Todas as formatações contidas em um arquivo DOC são preservadas quando este arquivo é salvo no formato HTML, e vice-versa (exceto o uso de senhas e controle de versões, usadas nos arquivos do Word mas que não existem no padrão HTML). Salve uma página da Internet a partir do seu navegador e a seguir experimente fazer a abertura deste arquivo HTML usando o Word 2000. A página exibida pelo Word será idêntica à mostrada pelo navegador, incluindo todas as formatações e figuras. Para facilitar a criação de páginas HTML, o Word 2000 possui ainda vários temas pré-definidos. Você pode utilizar esses temas para gerar páginas com layouts profissionais, sem precisar ter o trabalho de criá-los a partir do zero. Existe ainda a facilidade de criação de mensagens de correio eletrônico diretamente pelo Word 2000, no formato HTML. Você poderá utilizar todas as facilidades de edição do Word para criar mensagens com excelente aparência. Terminada a criação da mensagem, use o comando Arquivo/Enviar para. Entrará em ação o programa de correio eletrônico, a discagem será feita e a mensagem será enviada.

Tutorial passo-a-passo do Word 2000

Se já usou versões anteriores do Word, certamente não encontrará dificuldades em adaptar-se a esta nova versão. Vamos agora apresentar um rápido tutorial com as operações mais utilizadas do Word.

Criando um novo documento

Para criar um novo documento, use o comando Arquivo/Novo. Será apresentado o quadro da figura 4, onde podemos escolher os três tipos de documentos a serem criados: Documento em branco, página da Web ou Mensagem de correio eletrônico. Você já sabe então como criar uma página da Web ou uma mensagem para enviar por e-mail. Para arquivos comuns, usamos a opção Documento em branco, e estaremos assim criando um arquivo do Word, com extensão .DOC. Depois de selecionar com o mouse o tipo desejado, clique em OK você já poderá começar a trabalhar com o arquivo.

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Figura 4 Criando um arquivo novo

Digitando o texto

Digitar o texto envolve o conhecimento das teclas de edição e posicionamento do cursor disponíveis no se teclado: Insert, Delete, Home, End, Page Up, Page Down, Backspace e as setas de direcionamento do cursor (para cima, para baixo, esquerda e direita). Você não precisa se preocupar com a quebra de linha, como ocorria com as antigas máquinas de escrever e mesmo com os editores de texto do início da era da Informática. Ou seja, você não precisa e nem deve teclar Enter quando chega à margem direita do texto. O Word fará isto automaticamente. Use Enter apenas quando terminar um parágrafo. Use Enter sucessivas vezes quando quiser pular linhas.
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Figura 5 Digitando um texto

A figura 5 mostra um texto em digitação no Word. Observe que existe na tela o desenho de um sujeito engraçado, o Assistente do Word. Você pode clicar sobre ele quando precisar de ajuda, esclarecendo dúvidas sobre o uso do programa. Ele também orienta você na solução de eventuais problemas. Por exemplo, se você tentar utilizar algum comando que não foi instalado, ele providenciará esta instalação.

Note que enquanto o texto é digitado, palavras não reconhecidas são sublinhadas em vermelho. Você poderá então clicar sobre essas palavras com o botão direito do mouse para fazer a correção pela grafia correta, adicionar a palavra ao dicionário do Word ou simplesmente ignorar o erro. Erros mais simples são automaticamente corrigidos pelo Word enquanto você digita.

Selecionado e formatando o texto

O Word permite utilizar textos com vários estilos, cores e tamanho. Não é conveniente preocupar-se com isto durante o trabalho de digitação. É uma prática mais recomendável simplesmente digitar o texto e apenas ao terminar fazer arrumações visuais. Para fazer essas alterações, inicialmente é preciso selecionar o texto a ser alterado. Isto pode ser feito por exemplo usando o mouse. Basta clicar no início do trecho a ser alterado e arrastar o ponteiro do mouse até o final do trecho. Existem entretanto várias outras formas de selecionamento. Por exemplo, para selecionar um parágrafo basta aplicar 3 cliques seguidos (tem que ser feito rapidamente) sobre qualquer palavra deste parágrafo. Podemos ainda clicar e arrastar o ponteiro do mouse sobre a margem esquerda do texto. Finalmente, podemos manter a tecla Shift pressionada e usar as teclas de movimento do cursor (setas, Home, End, Page Up e Page Down) para delimitar o trecho selecionado, que aparecerá com as cores em negativo (figura 6).
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Figura 6 – Texto selecionado

Depois que o texto está selecionado, temos diversas maneiras de formatá-lo. Podemos por exemplo usar os comandos disponíveis na barra de ferramentas de formatação (se esta barra não estiver disponível, use o comando Exibir / Barra de ferramentas / Formatação). Note na figura 7 que estamos alterando o tamanho dos caracteres para 12. Assim podemos formar textos com fontes de diversos tamanhos. Note que a fonte em uso é Times New Roman, mas podemos selecionar qualquer outra fonte disponível no sistema. Existem ainda os botões N, I e S, que servem para colocar o texto em negrito, itálicos (caracteres inclinados) e sublinhado.

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Figura 7
Formatando o texto selecionado

Outros tipos de formatação podem ser obtidos através do comando Formatar / Fonte. Podemos selecionar cores, definir caracteres em sobrescrito e subscrito, alto e baixo relevo, com sombra, além de vários efeitos especiais.

Marcadores e numeração

Podemos formar facilmente uma lista de tópicos utilizando marcadores e numeração. Para ativar marcadores, usamos o botão apropriado da barra de formatação (figura 8). Isto fará com que seja colocado no texto o marcador default, que é um pequeno círculo preto. Ao digitarmos texto ao lado de um marcador e teclarmos Enter, a próxima linha aparecerá automaticamente com um novo marcador (figura 9). Para parar de inserir novos marcadores basta teclar Enter duas vezes.

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Figura 8
Ativando marcadores

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Figura 9
Texto com marcadores

O botão de numeração fica à esquerda do botão de marcadores (figura 8). A diferença é que ao invés de símbolos iguais, será automaticamente formada uma lista numerada. Você pode posteriormente alterar os marcadores e a numeração, utilizando novos formatos. Basta selecionar a lista desejada e usar o comando Formatar / Marcadores e numeração. Você poderá então selecionar um entre os diversos formatos disponíveis.

Localizar e substituir

Localização (Editar/Localizar ou Control-L) e substituição (Editar/Substituir ou Control-U) são dois comandos bastante úteis na edição de textos. Com a localização podemos facilmente encontrar uma determinada palavra ou expressão desejada. Ao usarmos este comando é apresentado um quadro como o da figura 10, onde temos um campo para digitar o texto a ser localizado. Se usarmos o botão “Mais”, este quadro será expandido e passará a apresentar opções para uma busca mais sofisticada, como por exemplo, considerar palavras inteiras ou trechos de palavras, considerar ou não a diferença entre letras maiúsculas e minúsculas, etc.

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Figura 10
Comando de busca

O comando de substituição apresenta um quadro bem parecido (figura 11). Existem dois campos, o primeiro para digitar a expressão a ser procurada e o segundo para digitar a expressão que substituirá a original, caso encontrada. Podemos então dizer sim ou não para a substituição em cada ocorrência encontrada, ou usar o botão substituir tudo para fazer todas as substituições automaticamente (use este recurso apenas quando você tiver mais experiência com o Word).

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Figura 11
Comando de substituição

Tabelas

Existem várias formas de criar tabelas. A mais tradicional é através do comando Tabela / Inserir / Tabela.  Aqui indicamos o número de linhas e de colunas que formarão a tabela. Note que podemos posteriormente adicionar ou remover linhas e colunas, caso necessário. Todos os comandos para isto estão no menu Tabela. Ainda no quadro da figura 12, note que temo o botão AutoFormatação. Com ele podemos utilizar um entre os vários estilos de tabela pré definidos.

Copiando e colando

Aqui estão comandos que facilitam bastante a editoração. Quando queremos transferir um trecho do documento de um ponto para outro, ou simplesmente fazer várias cópias do mesmo trecho, não precisamos digitar tudo novamente. Podemos selecionar o trecho desejado e usar o comando Editar/Copiar (ou Control-C). Feito isto, posicionamos o cursor no ponto que deverá receber os dados e usamos o comando Editar/Colar (ou Control-V). Se quisermos simplesmente transferir um trecho de um lugar para outro, sem fazer cópias, usamos Editar/Recortar (ou Control-X), e depois Editar/Colar (ou Control-V). O trecho original será apagado e aplicado sobre o novo local.

Desfazendo alterações

Usuários iniciantes podem ter a produtividade muito baixa devido ao medo de errar e estragar o trabalho. Felizmente o Word tem um recurso que facilita bastante a vida do usuário: o Desfazer. Basta teclar Control-Z e a última alteração será desfeita, retornando o documento ao seu estado anterior. Usando Control-Z sucessivas vezes, outras alterações anteriores também serão desfeitas. Se você desistir de desfazer alguma alteração, use Control-R e a alteração será novamente ativada. O Word pode desfazer até as 100 últimas alterações.

Salvando o documento

Nunca fique trabalhando um longo período com um documento sem salvá-lo. É bom salvá-lo logo, dando-lhe um nome, antes de começar o trabalho de digitação. Para isto use o comando Arquivo/Salvar (ou Control-B). Quando um arquivo é recém criado, ainda não tem nome (na verdade tem um nome default como Documento1.DOC). Você dará o nome a ele quando usar pela primeira vez o comando salvar (figura 13). Habitue-se a salvar o arquivo periodicamente (basta teclar Control-B) durante o seu trabalho.
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Figura 13 – Para salvar um arquivo

Imprimindo o documento

Na maioria das vezes temos o interesse em fazer uma cópia em papel dos documentos criados. Isto é feito através do comando Arquivo/Imprimir (figura 14). Se quiser apenas ter uma idéia de como vai ficar a impressão, mas sem gastar papel, use antes o comando Arquivo/Visualizar impressão.
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Figura 14 – Para imprimir um arquivo

No comando Imprimir temos várias opções úteis. Se não quiser usá-las basta clicar em OK. Podemos entretanto definir um intervalo de páginas a serem impressas, escolher a impressora a ser usada, definir o número de páginas, além de várias outras opções.

Conclusão

Esta matéria dá uma boa idéia dos novos recursos do Word 2000, e o seu tutorial será útil para os principiantes. De acordo com pesquisa realizada pelo jornal O Estado de Minas junto aos seus leitores, foi pedida a publicação de matérias com tutoriais passo-a-passo, como o que acabamos de apresentar. É claro que o espaço é muito resumido para apresentar maiores detalhes, mas de qualquer forma já é um bom ponto de partida. Para aqueles que desejam maiores detalhes sobre o Office 2000 e seus programas, sugerimos o livro “Microsoft Office 2000”, de Carlos Mink, Editora Makron Books.